時間内に効率よく会議を終わらせるためにやっている３つのこと

こんにちは、葛西飛鳥（@kasai_asuka）です。

最近、周りで"MTGがなかなか時間通りに終わらない！"や"MTGに出たけど、出る意味なかった！"などMTGでいろいろ課題がある話を聞きます。

MTGで一番良くないのはやった気になってなにもMTG前とMTG後に変化がないことだと思います。

無駄なMTGに出ることで他にできた業務もできなくなり、個人的には無駄なMTGに出ることで時間を有意義に使えなかったことによる精神的ストレスがかなり溜まります。

ただ、MTGはやり方を意識するだけで大幅に改善できると思っていて、今回は、自分がMTGを設定する際に気をつけていることを共有したいと思います。

僕がMTGを自分で設定する際に必ず意識している点は３つです。

▼MTGを自分で設定する際に意識している点

1:MTGのゴールを設定する

2:MTGの人数を最小にする

3:MTGのアジェンダを記載する

1:MTGのゴールを設定する

MTGには大きく３つの種類があると思います。

・意見を発散させるMTG

・何かを決めるMTG

・情報を共有するMTG

それぞれのMTGで目的が違うと思うので、何をゴールにしてMTGを行うかを明確にし、メンバーに事前に共有します。

この時、なぜそのゴールにしたかの背景も記載しておくと、開発者やクリエイターも施策を協力的に行ってくれると思います。

例えば、今後のKPI改善施策を決めるMTGの時は

背景：課金ユーザーの課金率が目標の15%から12%と乖離しており、課金率の向上に繋がる施策を直近2~3ヶ月で入れて課金率の向上を図りたい。

MTGのゴール：直近2〜3ヶ月で入れる課金率アップの施策を5つ決定し、優先順位を決めたい

と事前に共有することで、MTGの質がグッと上がります。

このゴールが明確にできていないと、なんでこのMTGやるんだっけと参加者から声があがる確率が上がりるので気をつけたいです。

2:MTG人数を最小にする

MTGは何かを決定する場合や共有する場合が多いので、MTGの人数を多くしがちです。

しかしMTGの人数が多くなることで、意見の合意形成が難しくなったり、意見が出にくくMTGがスムーズに進まないことが多いです。

ＭＴＧの参加人数を最小にすることで、MTGがスムーズに進み、効率良くMTGを進めることができます。

僕がMTG人数を決める中で、意識しているのは

MTG中に発言をする必要がある人

をMTGメンバーに設定しています。

MTG中に発言しない人はMTGに参加する意味がないと思っていて、そういうメンバーはMTGの内容を議事録を共有すれば、おおよそ事足ります。

3:MTGのアジェンダを記載する

MTG時間を30分にした場合、なににどれくらい時間を使うかを明確にします。

自分で一度、MTGのゴールと参加者をイメージし、どういう議論が行われるかシミュレーションすることで各項目でどれくらい時間が必要かを考えると時間に納得感が出ます。

だいたいこれくらいに終わるだろうと見積もったMTGで時間通り終わったことがないので、MTGの内容を事前にイメージすることは非常に大切です。

また、MTGの開始のタイミングで参加メンバーになににどれくらい時間を使う予定かを明示することで、それぞれが時間をある程度気にして発言をするのでオススメです。

僕は会議の冒頭で今回のMTGは

アジェンダの共有（5分）

課金率の向上施策の議論（20分）

実行優先度決め（5分）

みたいな感じで話をしてから会議を始めてます。

最後に！

他のメンバーがMTGを設定する時、常に確認はしないですが

あやふやなMTGになりそうだと感じた時は

このMTGのゴールってなんだっけ？

や

MTG中にどういうことを話したいんだっけ？

とMTG設定者に質問することで、会議の目的がクリアになり無駄なMTGを減らすことができるので、ぜひお試しを！！