【ビジネススキル】スケジューリングスキル

こんにちわ。ワインです。
今回はスケジューリングスキルについて解説していきます。

このスキルは学生や主婦の方が会得すると日常の業務（家事など）がとても効率よく進める様になると思います。

では始めていきましょう！

目次
1.スケジューリングとは
2.アポイントメントとタスク
3.段取りを考える
4.「緊急」と「重要」
5.最後に

1.スケジューリングとは

●複数の業務を管理すること
一般には、それぞれの業務プライオリティ（優先順位）を付け、プライオリティの高いものに時間をかけて実行する

スケジューリングの定義は上記の様なものになります。

業務の優先順位を決めて計画を立て行動する事に意味があります。
ではその計画的な行動の習慣をお伝えします。

＜計画的な行動につながる３つの習慣＞

①何を、いつやるか「計画を立てる」

②決めた計画に問題があれば「見直す」

③決めた計画を「実行する」

それでは一つ一つ見ていきましょう。

①「計画を立てる」＝「いつやろうか」をイメージする

計画を立てると言うことは、「何を、いつやろうか」をイメージすることです。皆さんは頭の中で計画を立てていることが多いと思いますが、習慣として身に付けて欲しいのは、決めたことはすぐに書き留めておく習慣です。

②決めた計画に問題があれば「見直す」

日常業務では、沢山の予定が複雑に入ってくることが多いです。
予定を１つ１つクリアして行くには、早めに予定の重複に気付いて見直すことが重要です。
その為には、予定を目に見えるようにすることが大切になります。

③決めた計画を「実行」する＝計画を「見る」習慣が大切

もちろん、どんな計画でも実行しないと意味がない。
その為には、「毎日数回計画を確認する」か、「計画を見ながら仕事をする」という、習慣が重要になってきます。

以上の３つの事を実行する事がとても重要です。
書く・気づく・見直す・実行するを習慣化しましょう。

2.アポイントメントとタスク

計画には「アポイントメント」と「タスク」の２種類あります。

アポイントメント：実施日時が明確に決まっている
•相手があることが多い
•会議、予約した面談、説明会、研修、飲み会、予約済みの旅行、見たいTV・・・

タスク：期日までの期間中、いつ実施しても良い
•基本は個人作業
•書類作成、精算、勤怠報告、訪問計画作成、買い物、自己研鑽、今年の休暇・・・

アポイントメントは相手がおり時間が明確、タスクは個人作業で期間は決まっているがいつでも作業できる事がポイントです。

ここからはアポイントメント管理とタスク管理について解説します。

＜アポイントメントの管理とは＞
なぜ、アポイントメントを管理するのでしょうか？

①タスクを実行するための、空き時間を明確にするため

・タスクを実行できるのはアポイントメントが入っていない「空き時間」。

・アポイントメントが少なければタスクを多くこなせますが、アポイントメントが多い日はあまりタスクができません。

・タスクを実行する計画を立てるためにも、アポイントメントの情報は必要である。

②会議などの予定をうっかり忘れてしまわないため

・アポイントメントは相手と約束しているだけに、違えれば信用に関わる

・アポイントメントを忘れないことは、ビジネスマナー上とても重要

③ダブルブッキングの防止

・ダブルブッキングとは、同じ時刻に複数の予定が重なってしまうこと。

・これも当然ビジネスマナーとして許されない。

（引用：http://www.nikkeibp.co.jp/article/column/20100331/218613/）

ここで重要なのはスケジュールを作成する上でアポイントメントとタスクは１つのスケジューラーで管理する事です。

そうする事でその日に何をしていつ誰と会うなどが見える化できる様になります。

＜アポイントメント管理でミスしない為に＞

①情報は必ず一カ所にまとめる

• タスクも含め、アポイントメントの予定は一カ所にまとめる。

• 予定を卓上カレンダーや手帳など、あちこちに書くとミスを招き、

かえって手間となる。

②アポイントメントは必ず「見てから決める」

• 記憶や思い込みを頼りに新しいアポイントメントを入れると、ダブ

ルブッキングを招くことにもなりかねない。

• 「次のアポイントメントを入れるのは、必ず自分のスケジュールを

見てから」という原則が重要である。

③入れたアポイントメントは「その場で書く」

• 書き忘れもダブルブッキングの原因になってしまう。アポイントメ

ントがひとつ決まれば、その場で書き、後回しにしないことが重要

となる。

ここからタスク管理について解説します。

＜タスクの管理とは＞

所要時間と着手開始
・タスクを管理する為には「期日」と「所要時間」を考えて、「着手開始」時期を決めることが重要です。

＜タスク管理のポイント＞

①所要時間の見積もり

・過去の実施例や類似事例を参考にする

・参考となるものが無いなら、まず手を付けてみる（全体像を見る）

②着手開始は前倒しで設定

・所要時間は最低必要時間

・実際は想定外のスポット対応に時間を取られ、後ろへずれ込む

・早く終わって悪いことは無い

・完了後一度寝かせて（他に取り組んで）再度見直すと、完成度が上がる目次

③実施時間を決め自分へのアポイントにする

3.段取りを考える

「段取り」を上手に行うために手順を分解しましょう。
大きな仕事では、手順を分解する＝「段取りする」
特に、期間がかかる仕事や大きな仕事は手順を分解することが重要です。

＜段取りが必要な仕事＞

①期間の長い仕事

②手順が複雑な仕事

③あまり慣れていない仕事

上記の様な仕事や作業がある場合はしっかり段取りを準備して取り掛かりましょう。

そこで段取りを行う際の注意点もご紹介しておきます。

＜段取りの注意点＞

①タスクやアポイントの計画と実行に漏れがないこと

・１つでもタスクやアポイントメントが抜けていると、段取り全てが崩壊してしまう。

②タスクやアポイントの順番が適切であること

・「何をやるか」だけでなく、「どんな順番でやるか」も重要になる

③期限に間に合うように全体の計画を立てること

・期限までに終わらせるためには、「それぞれのタスクやアポイントを、いつスタートするべきか」というタイミングも考えておくことが重要

4.「緊急」と「重要」

＜緊急度と重要度＞

『緊急』とは
・すぐに対応しなければならないように見えるもの

『重要』とは
・重要な目標の達成に貢献するもの
・仕事の成果に関わるもの
・自身のミッションや将来のビジョン、価値観に関わるもの
・これが達成されないなら、他を達成しても無意味なくらい大切なもの

緊急のものが重要であるとは限りません。

緊急なものに対してはすぐに反応しがちですが、緊急性のない重要な仕事を行うには、より高い率先力と主体性が必要となります。

自分の目的を明確にしなければ、緊急を要すると感じるものばかりに反応を示してしまいがちでになってしまいますね。

これはALISの開発をする時も同じですね。

5.最後に

ここまでお読み頂きありがとうございました。
当然スケジューリングは出来てるという方も今一度自分のやり方が正しいか見直される機会になればと思います。
私もこの記事を書きながら改めようと心に決めました。

ではまたお会いしましょう。

記事を書いた人