タスクを引き受ける時に気をつけている4つのこと

こんにちは、葛西飛鳥（@kasai_asuka）です。

最近、タスク管理で相談を受けることが多かったので、自分がタスクを引き受ける時に気をつけていることを共有します。

ある日、別プロジェクトのメンバーに

「タスクが多くて、死にそうです...」と相談を受けました。

いつもタスクが急に差し込まれ、それをやっていると帰る時間が遅くなると。

自分も新卒の時は、上司からいろんなタスクを振られ、一心不乱にやっていると気づけば26時なんてことはザラにありました。

新卒の時は、成長痛だと思って頑張っていましたが、今はそんなことを続けていると体が持ちません。

最近はタスクを引き受ける時に4つのことを確認しています。

・目的/ゴール
・具体的な成果物のイメージ
・タスクの期限/スケジュール
・タスク優先順位

そして必ず、注意してほしいのは

「簡単に安請負しない」ことです。

これ、ほんと大事で、タスクの依頼を受けても2つ返事で、すぐに「はい」と言わないことは超大切です。

１、目的/ゴールについて

例えば、「●●の施策の分析をしておいて」と言われた場合、

「なぜ、●●の施策の分析が必要か？」をタスクを依頼した人に確認します。

必ずタスクには目的があるはずで、目的によって分析の仕方や資料の作成の仕方が変わってきます。

例えば、

「社長の定例MTGで共有する必要があり、改善施策もあわせて欲しい」

「NNの数値をあげる必要があり、●●の施策が有効だったか知りたい」

「●●の施策の分析して、良くない点を明確にして次の開発内容を決めたい」

など、「●●施策の分析意図」も依頼者によって変わってきます。

ここで、注意したいのは目的を言語化できていない場合は、タスクを引き受けても無駄に終わる可能性が非常に高いです。

あるあるなのですが、

「分析資料を作成し共有してもネクストアクションがなく、単に依頼者が知りたいだけ」

みたいなことがあり、こういうタスクはほんとに無意味です。

僕は、依頼者がタスクの目的を明確に言えない場合は、一旦持ち帰ってもらうようにしています。

２、具体的な成果物のイメージ

目的/ゴールが明確になっていると、どんな資料を作成すれば良いか明確にできます。

しかし、相手が具体的にどんな成果物を求めているのかをすり合わせないと、資料を作成しても、

「あれ？▲▲のデータってないんだっけ？」

「改善提案って１個だけ？とにかく数が欲しかったんだけど」

みたいなことが頻繁におきます。

依頼者からすると、自分の意図を理解していない人という印象を持たれ

自分も、再度工数が発生するので時間が余分にかかってきます。

想定していた時間より作業に時間がかかるので、次のタスクに影響が出て...

みたいな負のスパイラルに陥ります。

例えば、先ほどの事例で目的が下記だった場合、

「社長の定例MTGで共有する必要があり、改善施策もあわせて欲しい」

僕は、こんな質問をします。

「分析の数値としてはNNの数値が上がっていたか、下がっていたかを分析して、改善案は5つくらい出せば良いですか？」

具体的に質問することで

「NNの数値だけではなく、YYの数値が上がっていたかも見て欲しい。」

「改善施策は5つもあると判断に迷うから、インパクトの大きそうなものを上から3つでおねがい」

みたいな回答が返ってくるので、依頼者の意図とのズレが少なくなります。

３、タスクの期限/スケジュール

これは当たり前ですが、いつまでにやれば良いかとスケジュールを確認します。

よくあるのが「今週の金曜日までにやっておいて」と言われ、金曜日に資料を出すパターンです。

これは、修正のリスクを加味できていないので、金曜日に修正が発生すると詰みます。

そこで、僕は「今週の金曜日までにやっておいて」と言われた場合、

「水曜日に一度タタキを提出するので確認してもらえますか？その時に分析の精度が認識とズレていないかと、改善施策の方向性が合っているか確認してもらえますか？」

みたいな感じで質問します。

こうすることで相手とアウトプットまでのスケジュールが明確になります。

もしかすると、

「水曜日はMTGでいっぱいで確認する時間がないから火曜日の夕方か木曜日の朝一に確認投げれない？」

みたいに依頼者のスケジュールが空いていないことも事前に確認することができます。

４、タスクの優先順位

もし新たにタスクを引き受ける時に、他のタスクが遅れそうな場合は共有します。

具体的には

「■■のタスクを金曜日までにやる場合は、●●のタスクが木曜日までに終わらないのですが、問題ないですか？」

ここで、問題なければそのまま引き受け、両方とも期限以内にやってほしい場合は、●●のタスクを他の人で巻き取れないか相談します。

時間は有限で時間内にできること・できないことを相手に把握させることは重要です。

とはいえ、タスクを誰も引き受けれなくて、結局帰る時間が遅くなることもたまにはあると思いますが、相手に認識させることは非常に重要です。

もしかすると、■■のタスクを優先することで、●●のタスクの優先順位が下がる可能性もあります。

最後に。

タスクは目的/ゴールを持つことがめちゃくちゃ大切です。

なんとなく行うタスクをなくすことで、本当に必要なタスクのみ行うことができるので、無駄のない仕事ができます。

自分が依頼者側に回る時も、なんでこのタスクをお願いするんだっけ？と常に目的/ゴールを意識してお願いしましょう！