ちょっとの工夫で会議や打ち合わせを上手く進める方法　という研修を受けてきた話。前半

■この記事の要点

　・事前準備は「具体的なレジュメの共有」が重要

　・レジュメは　「洗い出しタスクを落とし込んだ進行表」で組み立てる。

　・会議の目的は　２つの大分類「創造的会議／定型的会議」でとらえる。

先日、在籍している会社の新しい試みに参加してきました。

題して

社内講師による勉強会_Vol.１

「ちょっとの工夫で会議や打ち合わせを上手く進める方法」！

この試みは、当社社員が外部で得た学びをもとに勉強会を組み立て

社内掲示板で受講希望者を募り、ノー残業デーの定時終業後

２時間程度の勉強会を企画開催するといった趣旨のものです。

受けるほうは、学習機会になるし

講師はプレゼンや企画立案、遂行の練習になって双方良しのいい企画ですね。

初開催の今回は、最近流行中のコロナウイルスの件もあり

参加者は皆マスクをしながらの独特の雰囲気の中で

質問の投げかけやグループワークが含まれた能動的な組み立ての進行でした。

まずは

上手くいかない会議の課題として　

●生産性がない

●進めるための工夫がない

というところから始まります。

ここでワーク。

「うまくいかない会議とはどのような会議？」を

６名程度のグループで話し合ったのち、全体共有。

課題として

・タイムスケジュールや進行計画がない。

・いつものパターン、メンバーで形骸的にやってしまっている。

・意見出し、仕切り、議事録　等、役目の遂行度のムラ、個人差がある。

・準備がなく、会議開始してから考えようとする。

・今後の具体的なステップを決めない。

などが挙がりました。あるあるです。

そしてこれらの解決として

●参加者全員での詳細な事前準備の共有の大切さ　

が説かれました。具体的には

・目的、議題　を明らかに。

・決めたいこと、タスク　を洗い出し、物量と優先度を見えるようにする。

・それらを　タイムスケジュール表　に所要時間目安とともに落とし込む。

これらをレジュメとして用意、共有するとのこと。

落とし込むときに、会議の基本の流れ

「準備→議題確認→〔発散→収束〕→まとめ」

を意識すると、スムーズで分かりやすい進行表ができます。

社内メールで会議のお知らせするときも

漠然と「会議やるんでよろしく」じゃなくて、

「添付のレジュメをご確認のうえ、各位ご準備ください」

というのが良い準備であると。なるほど。

根回しできるマンっぽい感じです。

先ほど、レジュメに明示するべき事項として

●会議の目的

がありましたが次はこちらに論旨が移ります。

会議とは目的により大きく２つのタイプに分けられます。

・創造的会議　　企画、改善　のためのアイディアだし

　　　　　　　　クレーム対応　残業削減　等、問題解決

　　　　　　　　→　品質の向上が求められる

・定型的会議　　報告、連絡、交渉、意思決定　等、調整、共有の会議

　　　　　　　　→　効率化が求められる

これら会議の目的において求められるものを満たしつつ、

定型業務を効率化し、生まれた時間を創造的に使うことによって

「しくみ（型）」、「環境（場）」、「人の力（技）」を整えていくのが

より良い会議、打ち合わせの在り方、と言えそうです。

今回はここまで。

後半に続きます。

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