FillthedocのHR分野での導入事例と利点

著：Rick Ros Read more posts by this author.

大企業が、契約書の作成を専用ソフトウェアを介したデジタル処理でおこなっている場合でも、契約書の設定はその都度手動で行われていることが多いのが現状です。

そのような中、オランダ最大のスーパーマーケットチェーンAlbert Heijn VOS Supermarkten（EtosやGall＆Gall）では、fillthedoc契約自動化ツールを使用して、新たに制定された労働法であるWAB（均衡労働市場法）の要求事項の完全な自動化を一週間かからずに達成しました。

企業は常に社内業務の最適化を考え推進していますが、契約書の作成という面では企業弁護士による監査手順を挟む必要性などの古典的な理由により自動化が遅れています。

しかし先程の事例のように、fillthedocのツールを採用することにより短期間での雇用契約フォーマットの構築が可能になり、人事部門による個別の雇用契約書の作成も迅速かつ正確に実行することができるようになります。

Fillthedocは、デジタルテンプレート（多くの場合Word）を組込むことにより簡単に自動化することができます。さらに、組織の既存システムをリンクさせることにより、既存データを簡単に反映させられます。たったこれだけで契約の作成プロセスが飛躍的に加速し、人的エラーの発生の防止に繋げることができます。

2020年1月1日に施行されたWAB (均衡労働市場法)では、雇用契約条件通知書の定期的な明示が従来より厳格化された形で雇用主に対して義務化されました。

Albert Heijn VOS Supermarktenが抱える従業員の数は膨大であり、その一人一人と結んでいる雇用契約の数を考えても、個々の雇用契約のチェックは非常に多くの時間と労力を必要とするプロセスです。

「一人一人の契約書のチェックプロセスを人事部門が手動でおこなうことは時間がかかり、人的ミスによる明示期限の見落としによって起こる法の違反リスクも伴います。Fillthedocの採用により、これらの人事プロセスを簡単に合理化および自動化することができました。結果として毎月何時間もかけていた管理作業が不要になり、違反による罰金リスクも軽減されました。」Anouk van Manen, HR Manager of Albert Heijn VOS

Fillthedocによってテンプレートのデジタル化と集計データに基づく通知設定が取り入れられたことにより、Albert Heijn VOS Supermarktenの人事部門は、契約の作成とチェック及び期限の監視を企業弁護士の助けを借りずに履行できるようになりました。この自動化プロセスは、より効率的でありエラーが発生しにくい上、企業弁護士の仕事と経費を軽減することにも繋がるのです。

「今回のAlbert Heijn VOS Supermarktenのセットアップ事例は、fillthedocが望んでいた"契約管理の効率化"というビジョンと完全に一致するものです。fillthedocの利用によって、クライアントが新たな法律への準拠を迅速に達成できたことを非常に誇りに思っています。今後も、契約関連の新法の施行が予想されており、fillthedocはその全てに対応していくつもりです。」Rick Schmitz, CEO of fillthedoc

fillthedocは現存する最も強力なドキュメント処理エンジンです。

詳細は、こちらをご覧ください。FilLTheDoc Website

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