ちょっとの工夫で会議や打ち合わせを上手く進める方法　という研修を受けてきた話。後半

■この記事の要点

　　・アイディアを発散させるには　武術のように「カタ」を使うのが有効

　　・「ファシリテーター」が、３つのマネジメントポイントを意識し進行を促す

　　・個々が「役割」と「今後」を意識することで

　　　参加者が自分事に引き寄せて能動的に参加できる

前半では　会議の準備　良い会議の定義　をお勉強したので

後半は　アイディアだし→　から　→　終わり方（合意形成）までです。

ここからは、ワークといくつかのテクニックを中心に進行していきます。

まずは

●アイディアだしのコツ

あのスティーブジョブズも参考にしていたという本

『アイデアのつくり方』（ジェームズ・W・ヤング著）から

「アイデアは既存の要素の新しい組み合わせ以外の何ものでもない」

という言葉が引用されました。

思い込みがちですが、意外とゼロからイチではないんですね。

既存のパーツを再構成しつつ

他者との対話を通して組み立てていけばいいじゃん、と思うと

少し肩の荷が下りたような気分になります。

もう１点は

「どんなアイディアでもおおよそ悪い点と良い点がある」ということ

結局、何を言おうが、見え方／視点　の差で否定も肯定もされうる可能性があるんですね。

言い換えれば、それは誰の目線からでも完全に悪い、よいと言い切れるものはない

ともいえると思います。

そう考えると、いちいち相手の反応をうかがわずとも

もっと気軽に発言できそうな気がしませんか？

次は　書く　ことについてのＴＩＰＳ

●「議題」を必ず参加者全員が見えるところに書く　これ大事！

　会議の折々で議題にたちかえることは大事です。なぜか？

　会議がグダる原因は、目的とそれに求められるもの（解決や決定）や

　必要な発言が意識されずに進行されるからでしたね。（前編参照　　　　https://alis.to/mame/articles/3rey9Z45AVP4

●板書の苦手意識を克服するには？　３つのポイント

・「汚い字でごめんなさい」と断っておく。

　　周り＆自分自身への期待値を下げ自分の心理的安全性をとりにいくワザですね。

　　カラオケの「今日、ちょっとのどの調子が・・・」っていうのと似てるかな。

・知っている漢字も　カタカナ　ひらがな　でかく。

　　漢字で書けないと無知を披露するようで恥ずかしい。と思いがちです。

　　が、

　　ド忘れして焦る前に、あえて書ける漢字もひらがなにしておくと

　　イイ感じにごまかせるし、思考の邪魔をせず気がラクです。

　　何よりよっぽど、本質的な部分に注力できます。

・とりあえず書くだけ書いて後で修正する。

　　書くのに詰まってしまうと会議を理解できていないのでは？と思われそうで

　　しり込みしてしまいそうですが、後で書き直すことも聞きなおすことも

　　いくらでもできますし、むしろ合間に確認することで参加している感がでます。

以上３点をみてみると、間違いをみられる＝恥ずかしい　

という共通点が浮かんできます。

が、そもそも会議で重要な点はそこではないはずです。

自分が役割無しの会議に参加した時を思い出してください

板書の誤字、配布資料のミス、いいまちがい・・・

どうでしょう、はっきり思い出せますか？

同じように他の参加者も実はそこまで気にしていません。意識するだけ損ですよ。

そして次

●　アイディアだしのワザ　考えのカタを使う　

まず

・そのテーマにとっての　「理想リスト　失敗リスト」のカタ　

　を使い、テーマについてのキーワードをあぶりだします。

　例えば前半の冒頭でワークしたように、会議がテーマなら

〇理想的な会議は　短時間で　きちんと決まる　参加者が満足

×失敗する会議は　だらだら進行　結論が見えない　対話を交えて進行しない

　　などが挙げられると思います。

ひととおりでてきたら次は

・キーワードに「動詞を加え」て変化させるカタ　

進化論のダーウィンは「進化とは強化ではなく変化である」と言っています。

動詞の力を借り、イメージを変化させて手掛かりを探りましょう。有効なのは

・　・・・をやめる

・　・・・を逆にする

・　・・・を誇張する

・　・・・と関連付ける

などです。例えば、

接待お茶出しサービスが形骸化しているなら「・・・をやめる」を使って

お茶くみ要員を用意すること「をやめる」ことで効率化できそうですし、

お茶くみを茶道「と関連付ける」ことで、新たなブランディングができるかもしれません。

社内の飲み会が問題になっているなら「・・・を誇張する」を使って

飲み会の頻度「を誇張する」ことで、毎日でも飲みに行きましょうか。

実りのなさや、費用対効果で見た時の無駄の多さが痛感できたりするかも（笑

ちなみに先に使った　「理想リスト　失敗リスト」の具体例の提示でも

〇　のキーワード　「を逆にする」ことで　×　に展開するワザを使っています。

今回は触れられませんでしたが、アイディアを出すうえではＫＪ法も有効です。

詳細はイカリンク↓

そして最後は　ファシリテーション　のお話。

ファシリテーション　ってなんぞや、となると思いますが

先ほど少し触れた板書などのように

会議の役割のうちの１つと考えることができると思います。

詳細は↓

さりげなくファシるセリフとして

・私が板書しますね

・まずはアイディアを出し切ってから絞り込みましょう

・いいですね！（肯定して発言を促す

が効果的かつ、その場の主導権を握りやすいとのこと。

ファシれたら　その役割を意識しながら進行を促しましょう。

具体的には

・タイムマネジメント　　

　時間的な管理、結論が出なければ次回へ向けてタスク振り分け

・アイデアマネジメント

　発言の深堀、ムラ、モレのチェック

・チームワークマネジメント

　傾聴、ほめる、笑顔、感謝で発言しやすい雰囲気づくり

を意識して進行します。

最後は、結論の導き方をカテゴライズ。

・トップダウン方式

・数値化→グラフ化して一番よさそうなものを採用

・ファシリテーターが導くスタイル

など、いくつか方法がありますが上記３点以外の可能性も考慮し

その中で、どれがいちばん腑に落ちそうかを読んで提示しつつ

具体的な次のステップを提案するのがスマートだし役割こなしてる感が出ますよ。

とのことでした。

と

いうことで　次回にむけて

・作業・役割分担の提案。

・今回出てきたタスクの優先順位付け、各担当に割り振り。

・次回会議の準備事項　進行いめーじの提示

あたりを働きかけると今後へうまく促せそうですね。　

ということで今回のおべんきょうは終了です。

お疲れ様でした！